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digital property management

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Version 2.1 · Stand: Juni 2026 · Gilt für die Kiondo Mieter-App und alle damit verbundenen Dienste

Version 2.1 · As of: June 2026 · Applies to the Kiondo Tenant App and all associated services

Inhalt

Contents

  1. VerantwortlicherData Controller
  2. DatenschutzbeauftragterData Protection Officer
  3. Überblick der DatenverarbeitungOverview of Data Processing
  4. Welche Daten wir verarbeitenWhat Data We Process
  5. Zwecke und RechtsgrundlagenPurposes and Legal Bases
  6. KI-gestützte DokumentenverarbeitungAI-Assisted Document Processing
  7. Cookies, JWT-Token und SitzungsdatenCookies, JWT Tokens, and Session Data
  8. Empfänger und WeitergabeRecipients and Disclosure
  9. Speicherfristen und LöschungRetention Periods and Deletion
  10. Ihre RechteYour Rights
  11. BeschwerderechtRight to Lodge a Complaint
  12. DatensicherheitData Security
  13. Automatisierte EntscheidungsfindungAutomated Decision-Making
  14. Änderungen dieser ErklärungChanges to This Policy

1. Verantwortlicher1. Data Controller

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ist:

The data controller within the meaning of the General Data Protection Regulation (GDPR) and the German Federal Data Protection Act (BDSG) is:

Alsdak Management UG (haftungsbeschränkt)

Huttergasse 28
91781 Weißenburg in Bayern

Geschäftsführer: Alexander Schulz
E-Mail: support@kiondo.ai
Managing Director: Alexander Schulz
Email: support@kiondo.ai

2. Datenschutzbeauftragter2. Data Protection Officer

Derzeit wurde kein Datenschutzbeauftragter bestellt. Wir prüfen regelmäßig, ob die gesetzlichen Voraussetzungen nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG vorliegen, und werden in diesem Fall unverzüglich einen Datenschutzbeauftragten bestellen.

Datenschutzrelevante Anfragen richten Sie bitte an den oben genannten Verantwortlichen.

No Data Protection Officer has currently been appointed. We regularly assess whether the statutory requirements under Art. 37 GDPR and § 38 BDSG are met, and will appoint a Data Protection Officer immediately if they are.

Please direct data protection enquiries to the controller named above.

3. Überblick der Datenverarbeitung3. Overview of Data Processing

Kiondo ist eine digitale Hausverwaltungsplattform. Als Mieter nutzen Sie die Kiondo-App, um Ihr Mietverhältnis einzusehen, mit der Hausverwaltung zu kommunizieren, Dokumente zu empfangen und elektronisch zu bestätigen sowie Wartungsanfragen zu stellen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zu den nachfolgend genannten Zwecken, auf Basis der jeweiligen Rechtsgrundlage und nur so lange, wie es gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist.

Kiondo is a digital property management platform. As a Tenant, you use the Kiondo App to view your tenancy, communicate with your Property Manager, receive and electronically acknowledge documents, and submit maintenance requests.

We process personal data exclusively for the purposes stated below, on the basis of the applicable legal grounds, and only for as long as is legally permitted or required.

4. Welche Daten wir verarbeiten4. What Data We Process

4.1 Stamm- und Kontaktdaten4.1 Master and Contact Data

4.2 Registrierungs- und Zugangsdaten4.2 Registration and Access Data

Ihr Konto wird nicht durch Sie selbst angelegt, sondern durch die Hausverwaltung auf Basis des bestehenden Mietvertrags eingerichtet. Sie erhalten eine Einladung per E-Mail oder SMS mit einem zeitlich befristeten Einladungslink. Bei der ersten Anmeldung werden folgende Daten verarbeitet:

Your account is not created by you directly but is set up by the Property Manager based on the existing tenancy agreement. You receive an invitation by email or SMS with a time-limited invitation link. The following data is processed during initial registration:

4.3 Mietvertragsdaten4.3 Tenancy Agreement Data

4.4 Protokoll- und Dokumentendaten4.4 Protocol and Document Data

Für die Durchführung von Übergabe- und Abnahmeprotokollen (Ein- und Auszug) werden folgende Daten verarbeitet:

The following data is processed for move-in and move-out protocols:

4.5 Kommunikationsdaten4.5 Communication Data

4.6 Nutzungsdaten der App4.6 App Usage Data

4.7 Abrechnungsdaten4.7 Billing Data

4.8 KI-verarbeitete Dokumenteninhalte4.8 AI-Processed Document Contents

Kiondo nutzt KI-gestützte Funktionen zur Dokumentenanalyse (Smart Import). Dabei können Inhalte aus von der Hausverwaltung hochgeladenen Dokumenten — die auch Ihre personenbezogenen Daten enthalten können — an externe KI-Anbieter übermittelt werden. Details dazu finden Sie in Abschnitt 6.

Kiondo uses AI-assisted functions for document analysis (Smart Import). Content from documents uploaded by the Property Manager — which may include your personal data — may be transmitted to external AI service providers. See Section 6 for details.

4.9 Zukünftig geplant: Smart-Metering-Daten (IoT)4.9 Planned for the Future: Smart Metering Data (IoT)

Wir planen die Integration von IoT-Zählern (Smart Metering) für Strom, Wasser und Wärme. Sobald diese Funktion aktiviert wird, informieren wir Sie gesondert und holen — sofern erforderlich — Ihre ausdrückliche Einwilligung ein. Diese Erklärung wird entsprechend aktualisiert.

We plan to integrate IoT meters (smart metering) for electricity, water, and heat. Once this function is activated, we will notify you separately and obtain your express consent where required. This policy will be updated accordingly.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung5. Purposes and Legal Bases of Processing

VerarbeitungszweckRechtsgrundlage
Kontoeinrichtung, App-Zugang und EinladungsprozessArt. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Vertragserfüllung
Verwaltung des Mietvertrags, Mietzahlungen, NebenkostenabrechnungArt. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Vertragserfüllung
Übergabe-/Abnahmeprotokolle und elektronische BestätigungArt. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Vertragserfüllung
Kommunikation und Bearbeitung von WartungsanfragenArt. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Vertragserfüllung
Versand von Systembenachrichtigungen per E-Mail und SMSArt. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Vertragserfüllung
KI-gestützte Analyse von Dokumenten (Smart Import)Art. 6 Abs. 1 lit. b / lit. f DSGVO
Vertragserfüllung / berechtigtes Interesse
Erfüllung steuerlicher und handelsrechtlicher AufbewahrungspflichtenArt. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Gesetzliche Pflicht (§ 147 AO, § 257 HGB)
Nachweis mietrechtlicher Ansprüche (z. B. Kaution, Schäden)Art. 6 Abs. 1 lit. c / lit. f DSGVO
Gesetzliche Pflicht / berechtigtes Interesse
Betrieb, Sicherheit und Fehlerbehebung der Plattform (Logs, Rate Limiting)Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Berechtigtes Interesse (IT-Sicherheit)
Purpose of ProcessingLegal Basis
Account setup, app access, and invitation processArt. 6(1)(b) GDPR
Contract performance
Management of tenancy agreement, rent payments, utility billingArt. 6(1)(b) GDPR
Contract performance
Move-in/move-out protocols and electronic acknowledgementArt. 6(1)(b) GDPR
Contract performance
Communication and processing of maintenance requestsArt. 6(1)(b) GDPR
Contract performance
Sending system notifications by email and SMSArt. 6(1)(b) GDPR
Contract performance
AI-assisted document analysis (Smart Import)Art. 6(1)(b)/(f) GDPR
Contract performance / legitimate interest
Compliance with statutory tax and commercial retention obligationsArt. 6(1)(c) GDPR
Legal obligation (§ 147 AO, § 257 HGB)
Documenting tenancy law claims (e.g., deposit, damages)Art. 6(1)(c)/(f) GDPR
Legal obligation / legitimate interest
Platform operation, security, and troubleshooting (logs, rate limiting)Art. 6(1)(f) GDPR
Legitimate interest (IT security)

6. KI-gestützte Dokumentenverarbeitung6. AI-Assisted Document Processing

Was wir verarbeiten und warum

Kiondo verwendet KI-Funktionen zur automatischen Analyse und Extraktion von Daten aus Dokumenten — zum Beispiel beim Import von Mietverträgen, Abrechnungen oder Übergabeprotokollen (Smart Import). Ziel ist die effiziente Erfassung strukturierter Daten, um manuelle Eingabefehler zu reduzieren.

Dabei können Textinhalte aus Dokumenten — die auch Ihre personenbezogenen Daten enthalten können — zur Analyse an externe KI-Dienste übermittelt werden.

Genutzte KI-Anbieter

Derzeit werden KI-Dienste von OpenAI (OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI LLC), Anthropic (Anthropic PBC) oder über Amazon Bedrock bereitgestellte Modelle eingesetzt. Der konkret genutzte Dienst kann je nach Funktion und technischer Weiterentwicklung variieren.

AnbieterSitzZweckDrittlandtransfer
OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI LLCIrland / USADokumentenanalyse, TextextraktionUSA (SCCs)
Anthropic PBCUSADokumentenanalyse, TextextraktionUSA (SCCs)
Amazon Bedrock (AWS)EU (Frankfurt)Dokumentenanalyse, TextextraktionEU – kein Drittlandtransfer

Drittlandtransfer in die USA

Die Übermittlung von Daten an OpenAI und Anthropic erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Mit beiden Anbietern bestehen Datenverarbeitungsverträge, die sicherstellen, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.

Kein Training mit Ihren Daten

Wir nutzen die API-Schnittstellen von OpenAI und Anthropic. Nach deren aktuellen Nutzungsbedingungen werden über API eingereichte Daten nicht zur Verbesserung oder zum Training der Modelle verwendet. Eine entsprechende vertragliche Zusicherung ist Bestandteil unserer Vereinbarung mit den Anbietern.

Menschliche Überprüfung (Human-in-the-Loop)

KI-generierte Ergebnisse werden niemals automatisch in die Datenbank übernommen. Alle KI-Ausgaben werden zunächst in einem Validierungsschritt durch einen Mitarbeiter der Hausverwaltung geprüft und müssen aktiv bestätigt werden, bevor sie wirksam werden. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Rechtsgrundlage

Die KI-Verarbeitung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung, soweit die Analyse unmittelbar dem Mietverhältnis dient) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter und fehlerarmer Datenverwaltung).

What We Process and Why

Kiondo uses AI functions for the automatic analysis and extraction of data from documents — for example when importing tenancy agreements, statements, or move-in protocols (Smart Import). The aim is efficient capture of structured data to reduce manual input errors.

In doing so, text content from documents — which may include your personal data — may be transmitted to external AI services for analysis.

AI Providers Used

We currently use AI services from OpenAI (OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI LLC), Anthropic (Anthropic PBC), or models provided via Amazon Bedrock. The specific service used may vary depending on the function and technical development.

ProviderLocationPurposeThird-Country Transfer
OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI LLCIreland / USADocument analysis, text extractionUSA (SCCs)
Anthropic PBCUSADocument analysis, text extractionUSA (SCCs)
Amazon Bedrock (AWS)EU (Frankfurt)Document analysis, text extractionEU – no third-country transfer

Transfers to Third Countries (USA)

Data transfers to OpenAI and Anthropic are made on the basis of Standard Contractual Clauses (SCCs) pursuant to Art. 46(2)(c) GDPR. Data processing agreements are in place with both providers to ensure an adequate level of data protection.

No Training on Your Data

We use the API interfaces of OpenAI and Anthropic. Under their current terms of use, data submitted via API is not used to improve or train the models. A corresponding contractual guarantee forms part of our agreement with the providers.

Human Review (Human-in-the-Loop)

AI-generated results are never automatically entered into the database. All AI outputs are first reviewed in a validation step by a Property Manager employee and must be actively confirmed before taking effect. No automated decision-making within the meaning of Art. 22 GDPR takes place.

Legal Basis

AI processing is carried out on the basis of Art. 6(1)(b) GDPR (contract performance, where the analysis directly serves the tenancy relationship) and Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in efficient and error-reduced data management).

7. Cookies, JWT-Token und Sitzungsdaten7. Cookies, JWT Tokens, and Session Data

JWT-Authentifizierungstoken

Nach dem Login erhalten Sie zwei Token zur Authentifizierung:

Diese Token werden derzeit im lokalen Speicher (Local Storage) Ihres Browsers gespeichert und verlassen Ihr Gerät ausschließlich über verschlüsselte HTTPS-Kommunikation mit dem Kiondo-Backend. Wir prüfen die Umstellung auf sicherheitstechnisch bevorzugte Alternativen (HttpOnly Cookies für Refresh Token, In-Memory für Access Token) im Rahmen zukünftiger Sicherheitsupdates.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung — Zugang zur App ist ohne Authentifizierung nicht möglich).

Technisch notwendige Cookies

Die Kiondo-Web-App setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien ein, die für den Betrieb der Anwendung zwingend erforderlich sind. Es werden keine Tracking-, Werbe- oder Analyse-Cookies gesetzt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb der Plattform). Eine Einwilligung ist für technisch notwendige Cookies nicht erforderlich (vgl. § 25 Abs. 2 TDDDG).

Keine Tracking- oder Analyse-Tools

Kiondo setzt keine Dienste wie Google Analytics, Meta-Pixel, Hotjar oder vergleichbare Tracking-Tools ein.

JWT Authentication Tokens

After logging in, you receive two tokens for authentication:

These tokens are currently stored in your browser's local storage and leave your device only via encrypted HTTPS communication with the Kiondo backend. We are evaluating a switch to security-preferred alternatives (HttpOnly Cookies for Refresh Token, in-memory for Access Token) as part of future security updates.

Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (contract performance — access to the app is not possible without authentication).

Technically Necessary Cookies

The Kiondo web app uses only technically necessary cookies and similar technologies that are strictly required for the operation of the application. No tracking, advertising, or analytics cookies are set.

Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in the secure operation of the platform). Consent is not required for technically necessary cookies (cf. § 25(2) TDDDG).

No Tracking or Analytics Tools

Kiondo does not use services such as Google Analytics, Meta Pixel, Hotjar, or comparable tracking tools.

8. Empfänger und Weitergabe von Daten8. Recipients and Disclosure of Data

Ihre Daten werden nicht verkauft oder zu Werbezwecken weitergegeben. Eine Übermittlung erfolgt ausschließlich an folgende Empfänger:

Your data will not be sold or disclosed for advertising purposes. Transmission occurs exclusively to the following recipients:

8.1 Hausverwaltung / Eigentümer

Die für Ihr Mietobjekt zuständige Hausverwaltung hat im Rahmen des Mietverhältnisses Zugriff auf Ihre mietvertragsbezogenen Daten. Dies ist zur Vertragserfüllung erforderlich.

8.2 Auftragsverarbeiter: AWS (Hosting und Datenspeicherung)

Wir nutzen Infrastruktur von Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg, für Hosting, Datenspeicherung (S3) und Datenbankbetrieb. Alle Daten werden ausschließlich in der AWS-Region EU (Frankfurt, eu-central-1) gespeichert und verarbeitet. Mit AWS besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

8.3 Auftragsverarbeiter: Twilio (SMS-Versand, optional)

Soweit SMS-Benachrichtigungen genutzt werden (z. B. optionale Einladung per SMS), erfolgt der Versand über Twilio Inc., 375 Beale Street, Suite 300, San Francisco, CA 94105, USA (EU-Vertragspartner: Twilio Ireland Limited, Dublin). Dabei werden Ihre Mobiltelefonnummer und der Nachrichteninhalt an Twilio übermittelt. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Mit Twilio besteht ein AVV.

8.4 Auftragsverarbeiter: KI-Dienste (OpenAI, Anthropic)

Für die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung werden Dokumenteninhalte an OpenAI und Anthropic übermittelt. Details siehe Abschnitt 6.

8.5 E-Mail-Versand

Transaktions-E-Mails (Einladungen, Passwort-Reset, Dokumentenbenachrichtigungen) werden über eigene E-Mail-Infrastruktur unter der Absenderadresse admin@kiondo.ai versendet. Der Mailserver wird auf europäischer Hosting-Infrastruktur betrieben.

8.6 Datensicherung (Backups)

AWS erstellt regelmäßige Backups und Snapshots der Datenbank und des Dateispeichers (S3). Diese Sicherungskopien verbleiben innerhalb der AWS-Region EU (Frankfurt). Eine fristgerechte Löschung Ihrer Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen (Abschnitt 9) umfasst auch die Löschung aus Backup-Systemen, wobei die tatsächliche Entfernung aus allen Sicherungsschichten mit einer Verzögerung von bis zu 30 Tagen erfolgen kann.

8.7 Gesetzliche Verpflichtung

In gesetzlich vorgeschriebenen Fällen können Daten an Behörden (z. B. Finanzamt, Gerichte) übermittelt werden.

8.1 Property Manager / Owner

The Property Manager responsible for your rental property has access to your tenancy-related data within the scope of the tenancy relationship. This is required for contract performance.

8.2 Data Processor: AWS (Hosting and Data Storage)

We use infrastructure from Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg, for hosting, data storage (S3), and database operation. All data is stored and processed exclusively in the AWS region EU (Frankfurt, eu-central-1). A Data Processing Agreement (DPA) is in place with AWS pursuant to Art. 28 GDPR.

8.3 Data Processor: Twilio (SMS Dispatch, Optional)

Where SMS notifications are used (e.g., optional invitation by SMS), dispatch is carried out via Twilio Inc., 375 Beale Street, Suite 300, San Francisco, CA 94105, USA (EU contracting party: Twilio Ireland Limited, Dublin). Your mobile phone number and message content are transmitted to Twilio. The transfer to the USA is made on the basis of Standard Contractual Clauses pursuant to Art. 46(2)(c) GDPR. A DPA is in place with Twilio.

8.4 Data Processor: AI Services (OpenAI, Anthropic)

For AI-assisted document processing, document contents are transmitted to OpenAI and Anthropic. See Section 6 for details.

8.5 Email Dispatch

Transactional emails (invitations, password resets, document notifications) are sent via own email infrastructure under the sender address admin@kiondo.ai, operated on European hosting infrastructure.

8.6 Data Backup

AWS creates regular backups and snapshots of the database and file storage (S3). These backup copies remain within the AWS region EU (Frankfurt). Timely deletion of your data upon expiry of retention periods (Section 9) also includes deletion from backup systems, although actual removal from all backup layers may occur with a delay of up to 30 days.

8.7 Statutory Obligation

In legally required cases, data may be transmitted to authorities (e.g., tax office, courts).

9. Speicherfristen und Löschung9. Retention Periods and Deletion

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzlich vorgegeben wird:

We store your data only for as long as is required for the relevant purpose or prescribed by law:

DatenkategorieFristGrundlage
Steuerrelevante Buchungsbelege, Nebenkostenabrechnungen, Rechnungen10 Jahre nach Ende des Geschäftsjahres§ 147 AO
Handels- und Geschäftsbriefe, Korrespondenz6 Jahre§ 257 HGB
Mietvertragsdaten, Übergabeprotokolle, Signaturen3 Jahre nach Vertragsende (reguläre Verjährung)§ 195 BGB
Kautionsbezogene UnterlagenBis zur vollständigen Abrechnung + 3 Jahre§ 195 BGB
Nutzerkonto und App-ZugangsdatenLöschung nach Ablauf aller mietvertraglichen AufbewahrungsfristenArt. 17 DSGVO
Server-Logs (IP-Adressen)Max. 30 Tage, danach AnonymisierungArt. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
EinladungstokenUnmittelbar nach Kontoaktivierung oder AblaufDatensparsamkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Refresh Token (Sitzung)Max. 7 Tage oder bis zum LogoutArt. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Backup-SystemeLöschung mit einer Verzögerung von bis zu 30 Tagen nach Ablauf der HauptfristenTechnische Notwendigkeit (Art. 32 DSGVO)
Data CategoryPeriodBasis
Tax-relevant accounting documents, utility statements, invoices10 years after end of financial year§ 147 AO
Commercial and business letters, correspondence6 years§ 257 HGB
Tenancy agreement data, handover protocols, signatures3 years after contract end (standard limitation period)§ 195 BGB
Deposit-related documentsUntil final settlement + 3 years§ 195 BGB
User account and app access dataDeleted upon expiry of all tenancy retention periodsArt. 17 GDPR
Server logs (IP addresses)Max. 30 days, then anonymisedArt. 6(1)(f) GDPR
Invitation tokensImmediately upon account activation or expiryData minimisation (Art. 5(1)(c) GDPR)
Refresh tokens (session)Max. 7 days or until logoutArt. 6(1)(b) GDPR
Backup systemsDeleted with a delay of up to 30 days after expiry of primary periodsTechnical necessity (Art. 32 GDPR)

10. Ihre Rechte als betroffene Person10. Your Rights as a Data Subject

Sie haben gegenüber uns jederzeit folgende Rechte nach der DSGVO. Zur Geltendmachung genügt eine formlose Mitteilung an die unter Abschnitt 1 genannte Adresse.

You have the following rights under the GDPR at any time. An informal notification to the address stated in Section 1 is sufficient to exercise these rights.

Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche Daten wir über Sie verarbeiten, zu welchem Zweck, wie lange und an wen diese ggf. weitergegeben wurden.

Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Unrichtige oder unvollständige Daten lassen wir auf Ihren Antrag hin unverzüglich berichtigen.

Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen. Nach Ende des Mietverhältnisses werden Ihre Daten nach Ablauf der gesetzlichen Fristen automatisch gelöscht.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Unter bestimmten Voraussetzungen (z. B. während der Prüfung eines Widerspruchs) können Sie verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt verarbeiten.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.

Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Soweit wir Ihre Daten auf Basis berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie jederzeit Widerspruch einlegen. Wir stellen die Verarbeitung dann ein, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe bestehen.

Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (z. B. zukünftig Smart Metering), können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird.

Wir bearbeiten Anfragen innerhalb von 30 Tagen gemäß Art. 12 Abs. 3 DSGVO. Bei besonderer Komplexität kann diese Frist einmalig um weitere 60 Tage verlängert werden.

Right of Access (Art. 15 GDPR)

You may at any time request information about what data we process about you, for what purpose, for how long, and to whom it may have been disclosed.

Right to Rectification (Art. 16 GDPR)

We will promptly correct inaccurate or incomplete data upon your request.

Right to Erasure (Art. 17 GDPR)

You may request the deletion of your data, provided no statutory retention obligations or legitimate interests preclude this. After the end of the tenancy, your data will be automatically deleted upon expiry of the statutory periods.

Right to Restriction of Processing (Art. 18 GDPR)

Under certain conditions (e.g., while an objection is being reviewed), you may request that we process your data only in a restricted manner.

Right to Data Portability (Art. 20 GDPR)

You have the right to receive the data you have provided to us in a common, machine-readable format, or to have it transferred to another controller.

Right to Object (Art. 21 GDPR)

Where we process your data on the basis of legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR), you may object at any time. We will then cease processing unless compelling legitimate grounds exist.

Right to Withdraw Consent (Art. 7(3) GDPR)

Where processing is based on your consent (e.g., future Smart Metering), you may withdraw it at any time with effect for the future, without affecting the lawfulness of prior processing.

We process requests within 30 days pursuant to Art. 12(3) GDPR. In cases of particular complexity, this period may be extended once by a further 60 days.

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde11. Right to Lodge a Complaint with a Supervisory Authority

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)

Promenade 18 · 91522 Ansbach

Telefon: +49 981 180093-0
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
Web: www.lda.bayern.de

Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

If you believe that the processing of your personal data violates the GDPR, you have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) – Bavarian State Office for Data Protection Supervision

Promenade 18 · 91522 Ansbach · Germany

Phone: +49 981 180093-0
Email: poststelle@lda.bayern.de
Web: www.lda.bayern.de

The right to lodge a complaint is without prejudice to any other administrative or judicial remedy.

12. Datensicherheit12. Data Security

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Missbrauch zu schützen:

We implement technical and organisational measures (TOMs) pursuant to Art. 32 GDPR to protect your data from unauthorised access, loss, alteration, or misuse:

13. Automatisierte Entscheidungsfindung13. Automated Decision-Making

Wir treffen keine vollständig automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

KI-gestützte Analysen (Abschnitt 6) dienen ausschließlich der Arbeitserleichterung für die Hausverwaltung. Jedes KI-Ergebnis wird durch einen menschlichen Mitarbeiter geprüft und bestätigt, bevor es rechtlich oder finanziell relevant wird (Human-in-the-Loop-Prinzip).

We do not make fully automated decisions within the meaning of Art. 22 GDPR that produce legal effects on you or similarly significantly affect you.

AI-assisted analyses (Section 6) serve exclusively to assist the Property Manager. Every AI result is reviewed and confirmed by a human employee before it becomes legally or financially relevant (Human-in-the-Loop principle).

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung14. Changes to This Privacy Policy

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich unsere Datenverarbeitungstätigkeiten wesentlich ändern — insbesondere vor der Aktivierung von Smart Metering, dem Einsatz neuer KI-Dienste oder der Aufnahme weiterer Auftragsverarbeiter.

Über wesentliche Änderungen werden Sie in der App oder per E-Mail informiert. Das Datum der jeweils gültigen Fassung ist am Anfang dieser Erklärung angegeben. Die jeweils aktuelle Version ist unter kiondo.ai/privacypolicy abrufbar.

We update this Privacy Policy when our data processing activities materially change — in particular before activating Smart Metering, using new AI services, or adding further sub-processors.

You will be notified of material changes in the app or by email. The date of the applicable version is indicated at the top of this policy. The current version is available at kiondo.ai/privacypolicy.